Организация представительских мероприятий как элемент системы ПР

В день презентации организаторы должны предварительно прибыть на место ее проведения и проверить готовность к ней, особенно - технические средства.

Начало презентации предусматривает небольшое и динамическое вступление, что имеет целью акцентировать внимание на важнейших моментах презентации, помогает наладить связки с аудиторией, почувствовать ее настроение. Его элементами традиционно является:

а) приветствие (ведущий выражает благодарность гостям за участие в презентации с надеждой, что она будет им интересной и полезной);

б) представления аудитории ведущего и выступающие;

в) объявление предмета, цели, заданий презентации, других особенностей, благодаря которым она будет полезной для гостей;

г) сообщение о длительности презентации, регламент и другие условия. Ведущий, хочет диалога с аудиторией, должен поощрять выступающих к вопросам и коллективному обсуждению. Желательно проинформировать гостей, что в конце презентации им выдадут копии выступлений, других материалов, что освободит их от дополнительного труда во время выслушивания ораторов;

д) окончание презентации. Финал презентации должен быть хорошо спланированным, с целеустремленным акцентированием на важнейших вопросах. Он предусматривает:

- короткое резюме важнейших положений, повторения ключевых фраз, аргументов, фактов;
- предложения относительно того, которыми должны быть действия участников после презентации;
- обзор вспомогательной литературы по обсуждаемой проблеме;
- завершающие слова благодарности.

Решение разнообразных ПР-завдань происходит во время заседаний круглых столов, семинаров, конференций, - собраний, на которых обсуждают актуальные для фирмы, общества проблемы. Активно используют семинары для выработки политических решений, налаживания взаимодействия представителей органов власти, с общественностью.

После презентации, пресс-конференции и подобных мероприятий, традиционно устраивают фуршет (прием). Он не только дает возможность развлечься, но и возможность продлить общение в неформальной обстановке, наладить контакты, уточнить вопросы, которые не удалось выяснить раньше, получить эксклюзивные сведения. Под время фуршету недопустимо разделять гостей на категории, потому что пренебрежительное отношение к кому-либо из участников может испортить впечатление хорошо организованного и проведенного мероприятия. Особенно это касается журналистов. Взаимодействую с представителями СМИ необходимо налаживать на основе уважения к ним, признание значимости их труда. Пригласи ииши, например, журналистов на презентацию, заседание, совещание, конференцию, семинар, необходимо позаботиться, чтобы они чувствовали себя там, как и все другие участники, имели необходимый доступ к распространяемым материалам, были окружены надлежащим вниманием. Журналист, который будет чувствовать уважение к себе, попытка обеспечить ему благоприятные условия, с адекватной налаштовани-стю будет писать материал о мероприятии, на каком нем пришлось побывать. Иначе он может в целом сосредоточиться на его недостатках или ничего не написать о нем. А следующие приглашения организаторов могут быть проигнорированы.