Организация представительских мероприятий как элемент системы ПР

Формированию доброжелательного отношения к фирме (организации), распространению о ней выгодных сведений, налаживанию контактов, способствуют разнообразные представительские мероприятия. В ПР-практике одним из найвикори-стовуваниших мероприятий есть презентации (лат. ргаезепиаиио) - официальное представление новых проектов, программ, объектов, и тому подобное. Подготовка ее начинается с определения цели и заданий. После этого разрабатывают ее логическую последовательность, определяют время начала, общую длительность мероприятия, очерчивают круг участников, учитывая журналистов, формируют рабочую команду, которая должна обеспечить подготовку и проведение всех презентаций-них мероприятий.

Успех презентации зависит от места ее проведения. Это мероприятие устраивают в помещениях фирмы (организации) или в арендованных ресторанах, кафе, клубах, залах гостиниц. Место должно быть удобным, отвечать количеству приглашенных.

Ведущим презентации должно быть коммуникативно подготовленное лицо. Нередко для этого приглашают актеров, шоуменив. В ее программе следует обязательно предусмотреть выступление лиц фирмы (организации), которые точно знают предмет, умеют о нем компетентно рассказать и ответить на вопрос. Таким лицом не обязательно должен быть первый руководитель, особенно, если он не может эффективно выступать.

После определения основных ориентиров презентации утверждают порядок и длительность выступлений, согласовывают их темы и содержание, во избежание повторов. В то же время готовят экспозиционные материалы.

В соответствии с заданиями презентации формулируют ключевой акцент (фразу) выступлений, который должны были бы запомнить участники, моделируют желаемую реакцию аудитории, прогнозируют последующие действия. Все это влияет на подготовку текстов выступлений, информационных материалов, которые вручают приглашенным. Эти материалы не следует разделять на категории ("для прессы", "для гостей", "для почетных гостей"), поскольку это негативно влияет на тех, кому доберется менее содержательный информационный пакет.

Одновременно готовят помещение для приема гостей, закупают напитки, папки, сувениры. Сувениры, как правило, помечают логотипом фирмы, товарными знаками, девизами. Желательно также позаботиться об одежде выступающих, вспомогательного персонала: он должен отвечать цели, тональности презентации, характера аудитории. Не лишней будет и репетиция презентации при участии лиц, которые должны обеспечить ее успех. Особенно тщательным образом следует продумать и отработать начало презентации, ведь он задает тон, темп, интонацию всей программе.