Работа на выставках как средство ПР

Работа ПР-службы на выставке может происходить за таким планом:

1. Подготовка к выставке.
1.1. Формулировка концепции работы ПР-службы на выставке.
1.2. Определения заданий, которые необходимо реализовать во время работы выставки:

- определение целевых аудиторий (почетных гостей, представителей прессы, потенциальных экспонентов, посетителей);
- разрабатывание графика распространения информационных материалов;
- информирование целевых аудиторий.

1.3. Подготовка финансово технического обеспечение ПР-работы:

- определение стоимости рекламы, писем, приглашений, и тому подобное;
- подготовка транспорта;
- предоставление бейджей, фирменной одежды, обслуживающему персоналу;
- поиск коммерческих и информационных спонсоров.

1.4. Послание экспонентам, представителям СМИ, гостям необходимой документации (приглашений, программ выставки и тому подобное).
1.5. Участие в разрабатывании каталога выставки.
1.6. Разрабатывание процедур открытия и закрытия выставки.
2. Работа на выставке. 2.1. Открытие выставки:

- подготовка выступающих;
- налаживание технических средств;
- встреча журналистов;
- распространение информационных материалов.

2.2. Работа с представителями СМИ:

- организация пресс-бюро с необходимой техникой, нрес-боксами, рекламно-информационной продукцией;
- подготовка персонала для работы с органами СМИ с учетом их особенностей.

2.3. Мероприятия по поддержанию внимания посетителей и представителей СМИ к выставке:

- конкурсы;
- распространение анкет, каталогов, рекламных проспектов, выставочной программы, информационных писем, о запланированных мероприятиях;
- игры, шоу, концерты, лотереи;
- семинары, круглые столы, презентации;
- использование мониторов, внутреннего радио, внешней световой рекламы;
- фуршеты.

2.4. Определение потребностей участников выставки в услугах ПР-службы. Такими услугами могут быть:

- планирование экспозиции стенда;
- создание желаемого имиджа и впечатление от стенда;
- распространение рекламных и информационных материалов;
- налаживание контактов с местными СМИ;
- предоставление экспонентам дополнительных информационных, рекламных и других услуг.

3. Завершающий этап. 3.1. Закрытие выставки:

- подготовка выступающих;
- подготовка технических средств;
- работа из СМИ;
- вручение информационных материалов;
- распространение приглашений на торжественную церемонию (фуршет) среди официальных лиц, участников, журналистов;
- вручение наград победителям конкурсов, суве-ии и цен участникам, посетителям, журналистам.

3.2. Обобщение опыта и выработка рекомендации"! для подготовки к следующей выставке.
3.3. Работа после закрытия выставки:

- подготовка итоговых материалов, дайджестив и ее прессы;
- послание участникам и журналистам материалов по итогам выставки с письмами-благодарностями, приглашениями к последующему сотрудничеству.

План работы на выставке зависит от ее масштаба, особенностей и профессионализма ПР-фахивцив. Во время подготовки и проведения выставки он может испытать уточнения, коррективы.