Работа на выставках как средство ПР

Каждый экспонент должен позаботиться о приглашении для посетителей своего стенда. Для этого организаторы выставки предоставляют бесплатные или за льготными ценами проспекты, плакать, календари и другие средства, используя при этом специальные выставочные штампы или наклейки на письма. На наклейках, кроме названия, эмблемы и дать выставки, отмечают номер павильона участника.

Организаторы выставки обеспечивают экспонента входными билетами-талонами. их посылают вместе с приглашением. В обмен на талон посетитель получает в кассе бесплатный пропуск. Экспонент потом рассчитывается с организаторами выставки, нередко по уцененной, только за предъявленные талоны.

На каждой выставке выдают каталог с данными экспонентов или создают системы информации для посетителей, где за дополнительную плату могут быть размещены определенные объявления и товарные знаки. Если система информации эффективна не только в месте расположения выставки и во время ее проведения, то каталоги длительное время используют в качестве справочные издания.

Для привлечения участников и посетителей выставки организуют лотерею (игру), которая должна касаться программы выставки или предприятия-экспонента. На выставках выпускают "Сведения о товарах". Для этого экспонент получает от администрации бланк для коротких информативных текстов, нередко иностранными языками.

Для ПР-службы выставки важной является процедура открытия, которое должно быть динамическим и четким. Нужно позаботиться о знаковых и ярких выступающих, радиотрансляцию речей, условия работы прессы.

На протяжении работы выставки следует позаботиться об интересных мероприятиях, которые привлекали бы внимание к ней. С этой целью проводят встречи со знаменитостями. Однако такие мероприятия не должны мешать основной работе, усложнять реализацию интересов экспонентов, потому что даже самые удачные из них окажутся бесполезными, если участник не будет чувствовать заботы о себе. Поэтому нужно постоянно обнаруживать беспокойство об экспонентов, помогать им находить партнеров, встречаться с нужными людьми, ведь неэффективная работа на выставках повлечет нежелание принимать участие у них в дальнейшем, породит разговоры об их тщетности, негативно отразится на настроениях потенциальных участников.

ПР-служба выставки должна согласовывать, координировать ПР-акции, которые каждый экспонент может осуществлять самостоятельно.

Одного участия в выставке недостаточно для сосредоточения внимания журналистов, общественности. Поэтому обон'язком ПР-службы во время работы на выставке и на стенде есть налаживание контактов с журналистами, поскольку материалы СМИ привлекают внимание общественности к стенда экспоненту, а также к выставке. Сообщение для прессы должно содержать в основе интересную новость и отвечать редакционным планам. Новизну технических деталей, уникальность экспоната, необходимо раскрыть в соответствии с требованиями журналистики. Желательно также рассказать, как функционирует экспонат, где (кем) может быть применен. Подготовленная информация должна убедить журналиста, что она будет интересной читателю, будет иметь общественное значение. До сообщения добавляют фотографию размером 13x18 см с текстом на обороте или электронный ее вариант.